Zatímco administrátor pracuje na webu, parta má všechno v mobilu: příchod a odchod, plán na dnešek a vykazování času na zakázku. Tento návod je určený zaměstnancům — a vedoucím, kteří jim mají poradit.
1. První přihlášení
Pozvánka vám přijde SMS nebo e-mailem. SMS obsahuje i odkazy na stažení aplikace pro iPhone a Android.
- Otevřete odkaz z pozvánky a klikněte na Přijmout pozvánku. Tím se připojíte k firmě a nastavíte si heslo.
- Stáhněte si aplikaci TaskGrip a přihlaste se — e-mailem s heslem, nebo kódem z SMS na telefonní číslo, na které přišla pozvánka.
Odkaz v pozvánce platí jen jednou. Pokud ho otevřete podruhé, aplikace vás pošle na přihlášení. Když heslo nemáte, použijte přihlášení přes SMS nebo Zapomenuté heslo?. Pokud pozvánka vypršela, požádejte vedoucího o novou. Podrobnosti najdete v návodu Registrace a přihlášení.
Co je kde
V dolní liště máte vždy Domů a Více. Mezi nimi jsou dvě položky podle modulů, které firma používá — u stavebních a montážních firem typicky Zakázky a Materiál, Chat nebo Deník. V pobytových službách jsou to Pacienti a Upozornění.
Na obrazovce Domů vidíte stav docházky (Vykazuji / Pauza / Nevykazuji), odpracovaný čas za dnešek a týden, aktuální zakázku a úkol, své úkoly a Rychlé akce — například Přidat čas zpětně, QR kód nebo Absence. Vše ostatní najdete pod Více.
2. Příchod a odchod
Docházku ovládáte na obrazovce Měření času — otevřete ji klepnutím na stav docházky na obrazovce Domů, nebo přes Více → Měření času. Způsob, jakým píchnete příchod, určuje typ docházky nastavený vaším administrátorem:
- Docházka bez omezení — bez polohy a bez podmínek.
- Docházka s GPS — spustíte ji kdekoliv, aplikace k výkazu uloží polohu.
- Automatická docházka — spustí se sama při vstupu do lokace zakázky a sama se ukončí při odchodu. Musíte mít povolenou polohu.
- Zónová docházka — jde spustit jen na povolené lokaci.
- QR docházka — načtete QR kód umístěný na pracovišti.
- PIN docházka — píchnete se svým PIN kódem na sdíleném tabletu (viz níže).
Běžící docházku vidíte i na webu v horní liště — včetně toho, na jaké zakázce a úkolu právě jste. Přepnout se na jinou zakázku můžete kdykoliv, aniž byste docházku ukončovali.
Zapomenutý odchod
Pokud máte ve firmě nastavené automatické ukončení výkazu, výkaz se ukončí sám — po zadaném počtu hodin nebo ve stanovenou hodinu. Vedoucí to pak vidí v docházce a může čas opravit.
Zapomenutou práci doplníte přes Přidat čas zpětně a dovolenou nebo nemoc zadáte v Absence.
3. Karty zaměstnanců na sdíleném tabletu
Pokud firma používá PIN docházku, může v dílně, na vrátnici nebo ve stavební buňce ležet sdílený tablet. Vedoucí na něm otevře Více → Karty zaměstnanců — zobrazí se karty všech lidí s PIN docházkou.
Najdete svou kartu, zvolíte Příchod, Pauza nebo Odchod a potvrdíte svým PIN kódem. Na kartě vyberete i úkol, na kterém pracujete — dokud ho nevyberete, čas na zakázku se nepočítá. Po třech špatných pokusech se karta na minutu zamkne.
PIN vám přijde e-mailem, nebo vám ho předá vedoucí. Zapomenutý PIN vám vedoucí vygeneruje znovu.
4. QR kód na pracovišti a NFC štítek
QR kódy pro docházku spravuje administrátor na webu v Docházka → QR kód. Pro každé místo (vrátnice, dílna, sklad, stavební buňka) se vytvoří QR stanice, která se vytiskne tlačítkem Tisk a vylepí na místo. Na záložce Dynamický QR je kód, který se sám obměňuje a ukazuje se na obrazovce.
Vlastní QR kód má i každá zakázka — v jejím detailu na webu ho zobrazíte ikonou QR kódu. Po naskenování se zakázka rovnou otevře v mobilní aplikaci, takže se nemusíte proklikávat seznamem.
Stejný odkaz jde zapsat na NFC štítek. Vedoucí v mobilní aplikaci zvolí Více → Nástroje → Zapsat NFC tag a odkaz uloží na nalepovací štítek. Přiložením telefonu se pak zakázka otevře jedním pohybem — praktické u strojů, buněk nebo rozvaděčů.
5. Můj plán
Pokud má firma zapnutý modul Plánování, najdete ve Více → Můj plán práci, kterou vám naplánoval dispečer — s přepínačem Dnes / Zítra / Tento týden.
U každé položky je čas, zakázka, konkrétní úkol a případně přidělené vozidlo. Po otevření položky uvidíte i to, s kým jedete, co vzít s sebou, a tlačítko pro navigaci. Podle stavu máte k dispozici:
- Potvrdit plán u naplánované práce — dispečer tak ví, že o ní víte
- Zahájit práci, když začnete
- Označit jako dokončeno, jakmile je hotovo
6. Vykazování času na zakázku
Čas se vykazuje na úkol, který patří pod zakázku. V Měření času vyberete zakázku a úkol a spustíte měření; přepnutí na jiný úkol předchozí měření ukončí a rovnou začne nové.
V mobilní aplikaci se nabízejí nové zakázky a úkoly a ty ve stavu V průběhu (administrátor to může změnit v nastavení docházky). Dokončené úkoly se už nenabízejí — proto se vyplatí je průběžně uzavírat.
Z vykázaného času a nákladové sazby se počítá skutečná cena zakázky. Jak se na to dívá vedení, popisuje návod Ziskovost zakázky.
Tipy pro práci v terénu
Povolte aplikaci polohu na pozadí, jinak automatická docházka nemůže fungovat.
Fotky a poznámky přidávejte rovnou u zakázky nebo úkolu — večer už si nikdo nevzpomene, co bylo na které stavbě.
Plán potvrzujte. Dispečer díky tomu pozná rozdíl mezi „nepřečteno" a „nestíhám".
Když se přesouváte mezi zakázkami, přepněte zakázku v aplikaci — jinak se celý den načte na jednu zakázku a zkreslí její ziskovost.
Shrnutí
Pozvánku přijmete odkazem, který platí jednou; pak se přihlašujete heslem nebo kódem z SMS.
Docházku ovládáte v Měření času; způsob evidence určuje typ nastavený administrátorem — od docházky bez omezení po QR a PIN.
S PIN docházkou se píchá na sdíleném tabletu v Kartách zaměstnanců.
QR kódy pro pracoviště se tisknou z webu; každá zakázka má navíc vlastní QR kód a jde uložit na NFC štítek.
Můj plán ukazuje naplánovanou práci na dnes, zítra a tento týden včetně vozidla; plán lze potvrdit, zahájit a označit jako dokončený.
Čas se vykazuje na úkol; přepnutí úkolu ukončí předchozí měření.
Hotovo!
Máte vše potřebné k tomu, abyste z mobilu odbavili docházku i vykazování — bez papírů a bez večerního dopisování.
Často kladené otázky
Aplikace mi nedovolí spustit docházku. Proč?
Nejčastěji máte zónovou nebo QR docházku a nejste na povolené lokaci, případně jste nenačetli QR kód. U automatické a GPS docházky bývá důvodem zakázané sdílení polohy — zkontrolujte oprávnění aplikace v nastavení telefonu. Dokud jste nepřijali pozvánku, docházku si z mobilu píchat nemůžete.
Odkaz z pozvánky mi napsal, že už byl použit.
Odkaz platí jen jednou. Přihlaste se heslem nebo kódem z SMS; pokud heslo nemáte, použijte Zapomenuté heslo?. Když pozvánka vypršela, požádejte vedoucího o novou.
Můžu si sám změnit typ docházky?
Ne, typ docházky nastavuje vedení firmy.
Zapomněl jsem ukončit docházku. Co teď?
Řekněte to vedoucímu — čas opraví v docházce. Pokud má firma nastavené automatické ukončení výkazu, ukončí se výkaz sám.
Proč nevidím úkol, na který mám vykazovat?
Nabízejí se nové úkoly a úkoly ve stavu V průběhu. Pokud je úkol dokončený nebo vám není přiřazený, požádejte vedoucího, aby ho otevřel nebo vám ho přiřadil.
K čemu je QR kód u zakázky?
Otevře zakázku přímo v mobilní aplikaci. Hodí se vylepit ho na buňku, stroj nebo rozvaděč — a stejný odkaz lze zapsat i na NFC štítek.
Napadá vás ještě něco?
Pokud potřebujete další pomoc, neváhejte se na nás obrátit – nebo si prohlédněte ostatní návody.