Fakturace a platební kalendář

Modul Finance drží faktury na jednom místě, napojuje je na zakázky a hlídá, co komu kdy zaplatit. Zapnete ho v Nastavení → Zapnuté moduly → Finance.

1. Kde faktury najdete

Bez nového uspořádání otevřete v levém panelu Finance → Faktury. Nahoře přepínáte Přijaté faktury a Vydané faktury, pod nimi jsou kroky, kterými faktura prochází, a přepínač Faktury / Položky. Pohled Položky ukáže jednotlivé řádky faktur — hodí se, když hledáte konkrétní materiál napříč doklady.

S novým uspořádáním je menu Finance rozdělené podle peněz:

• Výdaje — přijaté faktury: Ke zpracování, K zaplacení a Náklady
• Příjmy — vydané faktury: Vystavené, Neuhrazené a Výnosy
• Banka — skutečné pohyby na účtu a jejich párování s fakturami
• Přehled — co čeká na práci, co je po splatnosti, kolik dlužíte vy a kolik dluží vám
• Výsledky — výsledovka, report zakázek a změnové listy

Přepínač Bez DPH v pravém horním rohu volí, zda se v seznamech a součtech pracuje s částkami s DPH, nebo bez něj.

2. Jak se faktura dostane do aplikace

• Nahrát faktury — tlačítko nad seznamem. Přetáhnete PDF, fotku nebo ISDOC.
• E-mailem — v Nastavení schvalování si vytvoříte Adresu pro došlé faktury a dáte ji dodavatelům. Faktury poslané na ni se samy objeví ve frontě.
• Z mobilu — tlačítkem Naskenovat fakturu vyfotíte papírový doklad.
• Ručně — tlačítkem pro přidání přijaté nebo vydané faktury.

Údaje z dokladu přečte AI — dodavatele, čísla, DPH i položky. Když něco přečte špatně, zvolte u faktury Vytěžit znovu a napište, co je špatně. Z poznámky vznikne pravidlo pro další faktury — najdete ho pod tlačítkem Naučená pravidla, kde ho můžete vypnout nebo smazat.

3. Cesta přijaté faktury

Bez čtyř kroků prochází faktura kroky Extrakce → Ke schválení → K rozúčtování → Rozúčtováno → U účetní. Záložka Vše ukáže všechny doklady období najednou.

Se čtyřmi kroky jsou nahoře karty s počtem dokladů a otázkou, na kterou má každý krok odpovědět:

1. Kontrola údajů — Je to přečtené správně? Údaje se porovnají s dokladem a potvrdí.
2. K rozúčtování — Kam to patří? Řádky faktury se rozdělí na zakázky a kategorie, nebo se celá faktura označí jako Režie. Dál jde jen faktura rozúčtovaná do koruny.
3. Schválení — Platí se to? Majitel fakturu schválí, nebo ji vrátí k rozúčtování.
4. K předání — faktura čeká v Balíku pro účetní za daný měsíc.

Předaná faktura je U účetní: je zamčená a nejde smazat. Doklad, který do účetnictví nepatří (duplicita, nejde o fakturu), v prvních třech krocích vyřadíte s důvodem. Fakturu ve sporu můžete pozastavit — dokud ji někdo neuvolní, nejde dál ani k platbě.

Zaplacení není krok. K účetní jde faktura i nezaplacená, platby hlídá K zaplacení a Banka.

Nastavení schvalování

Tlačítko Nastavení schvalování nad seznamem. Se čtyřmi kroky v něm nastavíte:

• Kdo dělá který krok — kdo kontroluje údaje, kdo rozúčtuje režii a kdo schvaluje, každý se zástupcem
• Pravidla — například Když je částka nejvýše 5 000 Kč, schválit automaticky, nebo Když je dodavatel jeden z…, vyžadovat druhého schvalovatele. Použije se první pravidlo shora, které sedí.
• Účetní — jméno, e-mail a den v měsíci, kdy dostane odkaz na balík dokladů za minulý měsíc
• Adresa pro došlé faktury

Při schválení můžete zaškrtnout Zapamatovat pro tohoto dodavatele — po několika takových schváleních se faktury dodavatele schvalují samy.

4. Detail faktury

Kliknutím na fakturu otevřete detail. Vlevo je původní doklad, vpravo údaje, kam peníze jdou (zakázky a kategorie), platba s QR kódem, kontrola dodavatele v registru plátců DPH, přílohy, související doklady a historie.

Nad tím je pás kroků a jedna věta Na řadě: … s tlačítkem, které vás dovede k další práci — například k rozúčtování nebo k platbě.

5. Napojení na zakázky

Fakturu napojíte na zakázku v jejím rozúčtování, nebo hromadně tlačítkem Přiřadit faktury k zakázkám — tam přetahujete faktury a jejich položky na zakázky. Přijaté faktury tvoří náklady zakázky a vydané faktury její příjmy — bez nich nebude sedět ziskovost zakázky.

Každé faktuře můžete dát účetní kategorii (například energie, nájem), takže i režijní doklady mimo zakázky mají svoje místo.

6. Platební kalendář

Přehled toho, co vás čeká, najdete v Platebním kalendáři — s novým uspořádáním pod Výdaje → K zaplacení a Příjmy → Neuhrazené. Bez něj přepínáte K zaplacení, K přijetí a Vše. Zobrazit ho lze jako Seznam nebo Kalendář.

Dlaždice nahoře shrnují závazky podle naléhavosti:

• Po splatnosti — už mělo být zaplaceno
• Tento týden
• Příští týden
• Později
• Tento měsíc — celkový objem za měsíc

Doklady, které ještě neprošly schválením, kalendář počítá zvlášť. Přepínačem Jen čekající na platbu je skryjete.

Zaškrtnuté faktury zaplatíte najednou přes Hromadná platba: stáhnete soubor ABO pro internetové bankovnictví nebo CSV, případně platbu odešlete přímo do FIO Banky, pokud ji máte napojenou.

7. Banka a výpis z účtu

V Bance (bez nového uspořádání Finance → Cash flow) vidíte pohyby na účtech. Platby se samy párují s vydanými a přijatými fakturami a spárovaná faktura se označí jako zaplacená. Co se nespárovalo samo, spárujete ručně.

Účet u Fio banky napojíte v Integracích. U ostatních bank si založte Přidat účet → Manuální účet a nahrávejte výpisy:

1. U účtu klikněte na tři tečky (Nastavení účtu).
2. V části Výpis z banky zvolte Nahrát výpis a vyberte soubor GPC (ABO) nebo CSV z internetového bankovnictví.
3. Pohyby se přidají k účtu a platby se spárují s fakturami.

Stejný výpis můžete nahrát znovu — co už v účtu je, se nezdvojí.

Často kladené otázky

Jak se faktura dostane do nákladů konkrétní zakázky?

Musí k ní být přiřazená — v rozúčtování faktury, nebo hromadně přes Přiřadit faktury k zakázkám.

Co znamená přepínač Bez DPH?

Přepíná, zda se v seznamech a součtech pracuje s částkami včetně DPH, nebo bez něj. V platebním kalendáři není — platí se vždy celá částka dokladu.

Proč fakturu nejde smazat?

Je už U účetní. Předaná faktura se zamyká, protože ji účetní mohla zaúčtovat.

Proč faktura nejde z rozúčtování dál?

Není rozúčtovaná do koruny, nebo je pozastavená. Každá koruna musí být na zakázce, jinak označte celou fakturu jako režii.

Banku nemám u Fio. Musím platby označovat ručně?

Nemusíte. Založte si manuální účet a nahrávejte do něj výpis ve formátu GPC (ABO) nebo CSV. Platby se spárují stejně jako u napojeného účtu.

Vidí faktury všichni zaměstnanci?

Ne. Kdo faktury vidí a zda vidí i částky, rozhodují oprávnění v Nastavení → Role a oprávnění — například Zobrazit přijaté faktury, Vidět částky u přijatých faktur nebo Schvalovat faktury. Administrátor vidí vždy všechno.