Export a import

Data z TaskGripu stáhnete do Excelu nebo PDF – pro účetní, pro mzdy nebo pro vlastní výpočty. A naopak: zaměstnance, zakázky i kontakty, které máte v tabulkách, do aplikace nahrajete najednou.

1. Export z tabulek

Export najdete u každé tabulky v aplikaci – například v sekci Kontakty, v Zaměstnanci → Správa zaměstnanců, v sekci Zakázky v zobrazení Tabulka, ve Všech úkolech v zobrazení Tabulka nebo na záložce Zakázky v detailu kontaktu.

Nad tabulkou je řada tlačítek. Export je to se šipkou dolů – po najetí myší ukáže Nastavení exportu. V něm zvolíte:

• Pouze vyfiltrované řádky, nebo Všechny řádky (ignorovat filtry)
• Pouze zobrazené sloupce, nebo Všechny sloupce
• formát XLSX (Excel), nebo PDF

Tlačítkem Exportovat soubor stáhnete.

V Excelu jsou částky uložené jako čísla a data jako data. Sloupce tak rovnou sečtete, seřadíte nebo použijete v kontingenční tabulce – nic nepřepisujete.

Co přesně se exportuje

Export se řídí tím, co v tabulce vidíte. Než exportujete, nastavte si:

• Filtr – které řádky chcete, například jen zakázky jednoho zákazníka
• Sloupce – které sloupce chcete. Zaškrtnete je v nabídce Sloupce.
• Řazení – v jakém pořadí řádky budou

Rozložení tabulky si aplikace pamatuje: které sloupce vidíte, v jakém pořadí jsou a jak jsou široké. Pořadí změníte přetažením záhlaví sloupce, šířku tažením za jeho okraj. Tlačítkem Výchozí nastavení v nabídce Sloupce vrátíte tabulku do původní podoby.

2. Export docházky

Jeden zaměstnanec – otevřete jeho detail (kliknutím na jméno kdekoliv v aplikaci). V hlavičce je tlačítko exportu. Vyberete měsíc, zda zahrnout pauzy, a stáhnete výkaz docházky v Excelu.

Všichni zaměstnanci – v Docházka → Měsíční docházka použijte tlačítko Export. Vyberete Měsíční přehled (volitelně s přesčasy a zakázkami), nebo Podrobnou denní výčetku (volitelně s pauzami). Podrobnosti najdete v návodu Reporty a měsíční docházka.

3. Export reportů

V sekci Reporty stáhnete každou sekci jako PDF (grafy a tabulky tak, jak je vidíte) nebo Excel (data tabulek), případně celý report v Excelu s jedním listem na sekci. Více v návodu Reporty a měsíční docházka.

4. Import

Import je u tabulek zaměstnanců, zakázek a kontaktů. Podporované formáty jsou Excel (.xlsx, .xls) a CSV (.csv).

Postup je pokaždé stejný:

1. Klikněte na tlačítko Import nad tabulkou.
2. Soubor přetáhněte do okna, nebo ho vyberte z počítače.
3. V kroku Přiřaďte data ze souboru ke každému sloupci v aplikaci vyberete sloupec ze souboru – například jméno ke jménu, telefon k telefonnímu číslu.
4. Potvrďte tlačítkem Potvrdit import.

Zaměstnanci – v Zaměstnanci → Správa zaměstnanců. Import mohou spustit vedoucí a administrátoři. Po importu uvidíte, kolik zaměstnanců se založilo a u koho se to nepovedlo a proč – třeba když zaměstnanec se stejným e‑mailem už existuje.

Zakázky – v sekci Zakázky přepněte na zobrazení Tabulka a klikněte na Import.

Kontakty – v sekci Kontakty. Před importem zvolíte, co udělat s kontakty, které už v TaskGripu máte:

• Pouze zakládat nové – existující kontakty se přeskočí
• Zakládat nové a doplnit existující – u existujících kontaktů se doplní vyplněné údaje ze souboru. Prázdné buňky nic nepřepíšou.

Na konci uvidíte, kolik kontaktů se založilo, kolik se aktualizovalo a kolik přeskočilo.

Často kladené otázky

V jakém formátu mohu z aplikace exportovat?

Tabulky exportujete do Excelu (.xlsx) nebo PDF (.pdf). Výkazy docházky se stahují v Excelu.

Co vše mohu z aplikace exportovat?

Obsah každé tabulky – zaměstnance, zakázky, úkoly, kontakty, časové výkazy a další – a dále docházku a reporty.

Data, která chci převést do aplikace, mám v jiném formátu než Excel. Co s tím?

Kromě Excelu (.xlsx, .xls) lze nahrát i soubor CSV. Jiný formát je potřeba nejprve uložit jako jeden z nich – například z tabulky Google přes Soubor → Stáhnout.

Co když sloupce z tabulky, kterou chci importovat, neodpovídají sloupcům v aplikaci?

Při importu sami přiřadíte, který sloupec ze souboru patří ke kterému údaji v aplikaci. Jen jeden údaj musí být v jednom sloupci – pokud máte jméno a příjmení dohromady, rozdělte je předem do dvou sloupců.

Musím exportovat vždy všechna data?

Ne. Pomocí filtru vyberete jen některé řádky, v nabídce Sloupce jen některé údaje. Při exportu pak zvolte Pouze vyfiltrované řádky a Pouze zobrazené sloupce.

Proč se mi tabulka zobrazuje jinak než kolegovi?

Rozložení tabulky si každý nastavuje sám a aplikace si ho pamatuje. Do původní podoby ji vrátíte tlačítkem Výchozí nastavení v nabídce Sloupce.