Správa zaměstnanců

V této části se naučíte, jak přidávat nové zaměstnance, spravovat jejich údaje a nastavovat oprávnění. Taskgrip vám usnadní přehled a efektivní správu zaměstnanců.

1. Přidání nového zaměstnance

Nového zaměstnance můžete snadno přidat přímo na svém dashboardu kliknutím na tlačítko Nový zaměstnanec, nebo v levém panelu zvolením karty Zaměstnanci a následným kliknutím na tlačítko Přidat zaměstnance.

Vyplníte osobní, pracovní a administrativní údaje zaměstnance. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit zaměstnance budete čekat, až daný uživatel potvrdí pozvánku, která mu byla zaslána na jeho e-mailovou adresu (pokud jste zadali e-mail) nebo formou SMS (pokud jste zadali telefonní číslo).

Osobní údaje

• Jméno a příjmení (povinné)
• Datum narození a místo narození
• Rodné číslo
• Telefonní číslo
• E-mail

Pracovní údaje

• Pozice
• Hodinová mzda
• Typ smlouvy a IČO
• Datum nástupu a odchodu
• Datum ukončení smlouvy

Administrativní údaje

• Číslo účtu
• Pojišťovna
• Role (povinné)
  

2. Nastavení docházky

V rámci vytvoření nového zaměstnance rovnou nastavujete výchozí typ docházky pro všechny zaměstnance.

Každý zaměstnanec může mít nastavený jiný typ docházky. Ten upravíte po vytvoření zaměstnance v jeho detailu – stačí kdekoliv v aplikaci kliknout na jméno zaměstnance a v jeho detailu změnit typ docházky.

Ukončení výkazu

V nastavení docházky máte také možnost nastavit ukončení výkazu. Výkaz se může ukončovat automaticky – buď po uplynutí zadaného počtu hodin od zahájení, nebo ve stanovenou hodinu dne.

3. Role zaměstnanců (oprávnění)

Roli zaměstnance nastavíte ihned při jeho vytváření, nebo kdykoliv později v jeho detailu.

U zaměstnanců volíte jednu ze tří rolí:

• Uživatel — může vykazovat čas, vidí své úkoly a svou docházku. Tuto roli má většina pracovníků.
• Vedoucí — může spravovat zaměstnance, úkoly a zobrazovat reporty.
• Administrátor — plný přístup včetně nastavení firmy a fakturace.

Roli poznáte i podle toho, co zaměstnanec uvidí: uživatel má na svém přehledu vlastní docházku a úkoly, vedoucí a administrátor navíc data celé firmy.

Externí role (stavební deník)

Pokud používáte modul Stavební deník, můžete do zakázky přizvat i lidi mimo vlastní tým — investora, technický dozor investora, koordinátora BOZP, projektanta, autorský dozor, subdodavatele nebo geodeta.

Externí role nezabírají placené místo a nemají přístup k firemním datům. Vidí jen zakázku, ke které je přizvete, a v jejím deníku mohou dělat zápisy podle své role. Podrobnosti najdete v návodu Stavební deník.

4. Pozvánka a první přihlášení

Po vytvoření zaměstnance odejde pozvánka na zadaný e-mail, nebo formou SMS na telefonní číslo. Dokud ji zaměstnanec nepotvrdí, je v seznamu vedený jako čekající na pozvánku — v evidenci a v docházce však figuruje normálně.

Pokud pozvánka nedorazila, zkontrolujte složku s nevyžádanou poštou a správnost e-mailu či telefonního čísla v detailu zaměstnance. Pozvánku lze odeslat znovu.

5. Úprava a ukončení spolupráce

Údaje zaměstnance kdykoliv upravíte v jeho detailu — stačí kliknout na jeho jméno kdekoliv v aplikaci. Měnit lze osobní i pracovní údaje, hodinovou mzdu, typ docházky i roli.

Při ukončení spolupráce zaměstnance nemažte — vyplňte mu datum odchodu, případně ho deaktivujte. Zůstane tak zachovaná historie docházky a nákladů na zakázkách, na kterých pracoval.

Často kladené otázky

Zaměstnanci nedorazila pozvánka. Co s tím?

Zkontrolujte, zda má v detailu správně zadaný e-mail nebo telefonní číslo, a podívejte se do složky s nevyžádanou poštou. Poté pozvánku odešlete znovu z detailu zaměstnance.

Platím za každého zaměstnance v aplikaci?

Platíte za aktivní zaměstnance, kteří aplikaci používají. Externí role (investor, technický dozor, koordinátor BOZP, projektant, autorský dozor, subdodavatel, geodet) placené místo nezabírají.

Může si zaměstnanec sám změnit roli nebo typ docházky?

Ne. Roli i typ docházky nastavuje výhradně vedoucí nebo administrátor.

Co se stane s daty zaměstnance, který od nás odejde?

Doporučujeme mu vyplnit datum odchodu místo smazání. Odpracované hodiny a náklady tak zůstanou v historii zakázek a nezmění se vám zpětně ziskovost.

Kde nastavím, aby se výkaz ukončil sám?

V nastavení docházky v části ukončení výkazu. Výkaz se ukončí buď po zadaném počtu hodin od zahájení, nebo ve stanovenou hodinu dne — hodí se, když někdo zapomene odejít.