Správa zaměstnanců

V této části se naučíte, jak přidávat nové zaměstnance, spravovat jejich údaje a nastavovat oprávnění. Taskgrip vám usnadní přehled a efektivní správu zaměstnanců.

1. Přidání nového zaměstnance

Seznam lidí najdete v levém menu pod Zaměstnanci. Nového zaměstnance přidáte tlačítkem Přidat zaměstnance, nebo na úvodním přehledu tlačítkem + Zaměstnanec. Otevře se panel Nový zaměstnanec — stačí jméno a kontakt, zbytek doplníte později v detailu.

Panel má čtyři kroky:

1. Kdo to je — jméno a příjmení (povinné) a pozice, například zedník nebo účetní.
2. Přihlášení do aplikace — telefon a e-mail a způsob pozvánky:
   • Poslat pozvánku SMS — přijde odkaz do aplikace a zaměstnanec se přihlásí telefonem,
   • Poslat pozvánku e-mailem — vyžaduje vyplněný e-mail,
   • Zatím nezvat — jen karta pro docházku a mzdy. Docházku zapisujete vy, nebo si ji zaměstnanec píchá PINem na sdíleném tabletu. Pozvat ho jde později z detailu.
3. Co smí v aplikaci — role (viz níže).
4. Docházka — jak si bude píchat příchod a odchod. Když nic nezměníte, platí výchozí typ firmy.

V rozbalovací části Pracovní poměr a náklady můžete hned vyplnit typ smlouvy, datum nástupu a nákladovou sazbu (Kč/h). Máte-li pracovní smlouvu v souboru, tlačítko Vyplnit z pracovní smlouvy z ní údaje předvyplní.

Dole v panelu vidíte, kolikáté placené místo zaměstnanec obsadí. Tlačítko se jmenuje podle zvolené pozvánky — Přidat a poslat SMS, Přidat a poslat e-mail, nebo Přidat zaměstnance.

Máte-li lidi v tabulce, nahrajete je najednou importem ze seznamu zaměstnanců.

2. Seznam a detail zaměstnance

Seznam Správa zaměstnanců se přepíná mezi záložkami Aktivní, Čeká na přijetí, Neaktivní a Vše. U každého vidíte stav, typ docházky, roli a kontakty.

Kliknutím na jméno otevřete detail zaměstnance. Nahoře je souhrn — odpracováno tento měsíc, přesčas, dny s problémem, zbývající dovolená a školení a doklady. Pod ním jsou záložky:

• Přehled — údaje rozdělené do částí Kontakt, Pracovní poměr, Náklady, Osobní údaje, Přístup do aplikace a Docházka. Každou část upravíte zvlášť.
• Docházka — měsíc den po dni. Dny s problémem (chybějící odchod, překryv, příliš dlouhá směna) jsou zvýrazněné, ostatní schválíte tlačítkem Schválit vše bez problémů.
• Absence — žádosti ke schválení, zapsané absence a rok v přehledu. Absenci zapíšete tlačítkem Zapsat absenci.
• Dokumenty — školení, lékařské prohlídky a další doklady včetně upozornění na blížící se konec platnosti.
• Plán a Historie změn.

3. Nastavení docházky zaměstnance

Typ docházky se přebírá z Nastavení → Docházka. Jinou docházku pro konkrétního člověka nastavíte v jeho detailu v části Docházka — prázdná hodnota znamená „podle firmy".

Ve stejné části nastavíte i ukončení výkazu: podle nastavení firmy, nebo vlastní — automaticky ve stanovenou hodinu, nebo po zadaném počtu hodin od zahájení. U PIN docházky tu vygenerujete a zobrazíte PIN pro tablet.

4. Role zaměstnanců (oprávnění)

Roli nastavíte při přidání zaměstnance, nebo později v detailu v části Přístup do aplikace.

Základní role jsou tři:

• Uživatel — svoje úkoly, zakázky a docházka. Ceny nevidí. Tuto roli má většina pracovníků.
• Vedoucí — upravuje úkoly, zakázky a docházku všech. Finance nevidí.
• Administrátor — vidí a smí vše včetně financí a předplatného.

Změna role se projeví při příštím otevření aplikace.

Vlastní role

Když základní role nestačí, vytvoří administrátor v Nastavení → Role a oprávnění vlastní roli tlačítkem Přidat roli — například ze šablony Stavbyvedoucí. Vlastní role k základní roli oprávnění jen přidává, nikdy nic neubere. Záložka Mapa rolí ukazuje, co která role otevírá na webu a v mobilní aplikaci.

Vlastní roli přiřadíte v detailu zaměstnance v části Přístup do aplikace, nebo více lidem najednou přímo z nastavení rolí.

Externí role (stavební deník)

Pokud používáte modul Stavební deník, můžete do zakázky přizvat i lidi mimo vlastní tým — investora, technický dozor stavebníka, koordinátora BOZP, projektanta, autorský dozor, subdodavatele nebo geodeta.

Externí role nezabírají placené místo a nemají přístup k firemním datům. Vidí jen zakázku, ke které je přizvete, a v jejím deníku mohou dělat zápisy podle své role. Podrobnosti najdete v návodu Stavební deník.

5. Pozvánka a první přihlášení

Po přidání odejde pozvánka SMS nebo e-mailem. Odkaz v pozvánce platí jen jednou — po jeho použití se zaměstnanec přihlašuje heslem nebo kódem z SMS.

Dokud pozvánku nepřijme, je v seznamu na záložce Čeká na přijetí a nemůže si píchat docházku z mobilu — docházku mu zatím zapisujete vy. V evidenci a v měsíční docházce ale figuruje normálně.

Nad seznamem se zobrazí upozornění, kolik lidí ještě pozvánku nepřijalo, s tlačítkem pro hromadné opětovné odeslání. U jednotlivce najdete v detailu Změnit kontakt a Poslat znovu.

6. Úprava a ukončení spolupráce

Údaje zaměstnance upravíte v jeho detailu — u každé části kliknete na úpravu. Měnit lze kontakt, pracovní poměr, nákladovou sazbu, typ docházky i roli.

Když spolupráce končí, vyplňte datum odchodu a zaměstnance deaktivujte (v seznamu přes nabídku řádku Deaktivovat). Neaktivní zaměstnanec nezabírá placené místo a jeho docházka i náklady na zakázkách zůstanou v historii.

Volbou Odebrat z firmy… zaměstnance odeberete úplně. Vyberete, zda ho ponechat jako hosta (uvidí úkoly, na které ho přidáte, ale nebude vykazovat čas ani zabírat placené místo), nebo odebrat úplně. Kartu obnovíte z koše do 30 dní; odpracované hodiny zůstanou zachované.

Často kladené otázky

Zaměstnanci nedorazila pozvánka. Co s tím?

V detailu zaměstnance zkontrolujte telefon nebo e-mail (případně je opravte přes Změnit kontakt) a pozvánku pošlete znovu tlačítkem Poslat znovu. E-mail může skončit ve složce s nevyžádanou poštou.

Zaměstnanec píše, že odkaz z pozvánky nefunguje.

Odkaz platí jen jednou. Pokud ho už jednou otevřel, ať se přihlásí heslem, kódem z SMS, nebo použije Zapomenuté heslo?. Když pozvánka vypršela, pošlete mu novou.

Platím za každého zaměstnance v aplikaci?

Platíte za aktivní zaměstnance. Neaktivní zaměstnanci, hosté a externí role (investor, technický dozor, koordinátor BOZP, projektant, autorský dozor, subdodavatel, geodet) placené místo nezabírají.

Může si zaměstnanec sám změnit roli nebo typ docházky?

Ne. Roli i typ docházky nastavuje vedení firmy.

Co se stane s daty zaměstnance, který od nás odejde?

Vyplňte mu datum odchodu a deaktivujte ho. Odpracované hodiny a náklady zůstanou v historii zakázek a nezmění se vám zpětně ziskovost.

Kde nastavím, aby se výkaz ukončil sám?

Pro celou firmu v Nastavení → Docházka v části Ukončení výkazu, pro jednotlivce v detailu zaměstnance v části Docházka. Výkaz se ukončí buď po zadaném počtu hodin od zahájení, nebo ve stanovenou hodinu dne.